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企业IM部署七大秘诀

发布时间:2020-02-11 05:36:05 阅读: 来源:机械表厂家

提起即时通信(IM),人们首先想到的就是年轻人之间的网上聊天工具——其实,如今已经有越来越多的企业开始应用即时通信作为其业务运行、内部沟通或客户服务的工具。即时通信之所以能够风靡互联网,从本质上来说

是因为它可以使人们摆脱地域的限制、即时地沟通和交流。

企业如何才能很好地利用即时通信这项工具、而不是把它变成一种聊胜于无的IT小摆设呢?

IM的五大好处

很多企业采用了即时通信工具,进行技术支持、客户服务等工作,这已经成为继电话、电子邮件之外,企业与外部通信的又一种“新式武器”。

不过,对于在同一组织内部的员工之间使用即时通信,业界始终存在争论。最常见的质疑是:为什么要用即时通信、而不是直接打内部电话呢?或者扔个小纸条过去?或者也可以发电子邮件?其实,人们对不同通信工具的使用习惯是不同的,因此不同通信工具所适用的情形也有所不同,例如:电子邮件的沟通是非即时性的,所以大多数的使用者会在使用电子邮件进行沟通时说得稍稍详细些、正式些,好像以前在纸上写信一样,还会对邮件的内容进行润色,这种方式对于给客户写正式信函来说当然是合适的,可是,对那些遇到某些问题、急着等回答的来说就未必合适了;电话的沟通是即时的,可是有时则感觉有些随意,缺乏从思考到通过键盘敲出字来的那个转化的过程;即时通信可以说在某种程度上综合了以上两者的优势,既保持了书面沟通的形式,又拥有了沟通的即时性,所以自应有其用武之地。

对于企业来说,应用即时通信工具有几大显而易见的好处:

一、实现员工之间的跨地域沟通。无论是公司总部的员工、外地乃至其他国家分公司的员工,还是出差在外的员工,都可以借助即时通信实现一对一交流、或者多用户会话,其成本比电话要低得多,使用也非常方便;

二、非常适用于技术支持等工作场景。技术支持工程师在工作时,可以通过即时通信工具把解决问题的方法一步一步地贴在会话栏中,既准确、又便于保存和查询;

三、提高小组协作效率。当有一项紧急任务时需要某团队的人员协同工作时,人们可以通过查看该团队员工的即时通信在线状态,迅速、准确地找到需要的员工,而不需要盲目地给该组成员一个一个地打电话,看谁能完成该任务;

四、进行在线培训、宣讲;

五、代替电话会议,实现多用户同时交流,成本比电话会议低很多。

企业IM部署有秘诀

不过,在评估和部署即时通信系统之前,企业的IT管理者应该首先回答一些问题:你的企业主要希望利用即时通信做什么?你希望对员工的沟通交流活动实现何种程度的控制?需要做活动日志吗?你是否要对这些日志进行存档?如何管理企业即时通信的使用者?谁来管理?是否需要把这个即时通信系统与企业现有的防病毒系统集成在一起?这个即时通信系统对企业网络带宽和速率的影响程度如何?谁来管理和控制消息服务器?是否采用第三方托管的形式……

归纳起来,企业采用即时通信应该注意的关键因素有以下七方面:

● 身份认证

企业级即时通信应用首先应考虑的因素是,能够确保那些登录到即时通信系统上的用户,其ID和身份是对应的,换言之,要确保是“正确的人”以“正确的口令”、通过“正确的方式”、在“正确地应用”企业即时通信。很多机制可以用来确保登录者拥有授权,然而许多企业即时通信系统和网关还是选择基本的认证机制,例如目录服务,而不是利用即时通信自己的认证系统。

举例来说,如果你的网络中已经部署了微软的Active Directory或者Novell的Directory Services(目录服务),你应当能够确保你所部署的企业即时通信系统能够和这些服务相衔接。这样就可以帮助你的员工在使用即时通信系统时候,输入一次用户名和口令,即能接入网络中,也能直接启动即时通信应用。

● 安全

由于即时通信已经成为非常受欢迎的通信工具,企业员工通过即时通信进行交谈也就很常见了。在一些情况下,公司的机密信息——甚至是上个月的销售数据,或者公司高层的家庭电话号码等,都有可能通过即时通信进行传递。因此,你更需要即时通信系统在消息传递过程中提供足够的安全性能保障,甚至即便是即时通信在内网中传递也要有足够的安全保障。

企业即时通信系统和网关都提供某种级别的安全,不同只在于安全的功能有所差异,常见的主要功能有安全登录、数字签名、加密等。

● 防病毒

即时通信工具最广泛应用的一种功能,就是在不同用户间传递文件。如同接收电子邮件一样,你需要确保通过即时通信接收的文件不带有病毒。

通过间接参与到防病毒体系中,很多企业级即时通信系统提供了第三方反病毒产品的插件,这意味着在很多情况下,你不需要额外付费就可以获得反病毒功能支持。

● 日志

在企业内部使用即时通信所带来的最大的担忧往往是,员工可能会滥用即时通信工具来聊天,而不是进行和业务相关的沟通。因此,企业即时通信系统和网关采用综合日志就成为了关键要素。在一些情况下,例如在金融行业中,日志功能甚至已经成为硬性的管理规定。

如果你还有特殊的日志要求,那就需要确保所采用的企业即时通信系统拥有这些功能。要知道,并不是所有的日志功能都是一样的,有些企业即时通信的日志功能更强大,例如对可疑词句的瞬间关键词日志记录和检索。此外,还应当考虑日志信息采用何种格式,大多数企业即时通信系统支持SQL数据库和其他多种日志格式。

还有一个应当注意的因素是,你的企业即时通信日志是否能够和邮件日志集成,这将决定你是否能够更简单地管理内部日志,简化系统架构。

● 特殊功能

虽然所有的即时通信系统都提供基本的即时通信功能,但一些产品还拥有更多的功能,有些功能甚至是你没有考虑到的,例如:用户列表的集中式管理,这样就可以实现在即时通信中发送广播信息(这对于IT管理员来说非常管用);先进的通知功能,例如和SMS(短信)整合在一起。

如果你已经应用了Web会议系统,那么可以考虑一下你的企业即时通信系统是否也提供了类似功能。此外,更多微小特性的采用,可能并不是作为关键业务点,却能够极大地提升企业即时通信的用户体验。例如,“修改在线状态”功能不仅可以让用户显示出当前状态,而且还可以表明用户所在地,这就让使用即时通信的员工工作更具效率,也更愿意采用即时通信。

● 系统需求

通常而言,即时通信很容易被当做对网络性能要求较低的应用,而且通常情况下也确实如此。但是,和其他的企业级应用一样,随着同时在线用户数的增加,对于服务器和网络基础设施的需求同样会迅速膨胀。

在一个很小的局域网当中,在现有的服务器上增加一个即时通信软件,对系统性能的影响可能微不足道,感觉不出来。但是对于一个拥有成千上万用户的大型机构而言,采用即时通信软件,就可能要额外增加数台服务器,这时不仅要考虑即时通信服务器部署所需要的软件,还要解决瓶颈问题,并不断保持对软件的更新。

另一个需要重点考虑的因素是企业即时通信系统对服务器端和客户端的支持。因为作为一个相对新兴的应用,并不是每一个企业即时通信方案都能够很好地支持所有的平台、数据库,以及企业目录。往往问题会更多地出现在客户端——客户端的种类和特性之多,通常总是超过服务器端的。

● 管理模式

最后需要指出的,也是最为重要的一点,是管理模式的采用。管理任何即时通信系统都将增加企业的行政工作量,采用灵活的、集中管理的、强大而直观的管理工具,可以确保企业即时通信的部署更为简便。

应当尽量实现即时通信和电子邮件的控制和权限一体化管理和设置,否则企业的IT管理团队就不得不针对两种应用,设置面向同样用户的同样控制和权限,但是工作量就要增加一倍,当然,工作时间也因此增加一倍。

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