任务通知管理系统在企业信息自动化中的应用

发布时间：2020-02-20 02:40:41 阅读：次来源：机械表厂家

【硅谷网11月13日文】据《硅谷》杂志2012年第17期刊文称，阐述任务通知管理系统在企业信息自动化中的应用，首先介绍在企业信息自动化中进行任务通知管理的必要性。并阐述以任务通知为核心的管理理念，对工作的进度、成本、质量、人员能够进行有效的控制。任务或提醒的接收人可以是企业的部门、职位，也可以是具体的用户，具有很高的灵活性。每项任务，都可以设置具体的完成时间，并有到期前提醒功能，如果任务超期而未获得处理，本系统还具备超期报警功能，方便管理人员进行监督管理。

0引言

随着企业信息化程度越来越高，工作量越来越大，如何更科学、高效的管理各项任务，使工作任务可信息化、可追溯、可量化，并使逾期任务可送达上级领导，这些需求变得越来越迫切。能够满足上述功能，并能统筹管理任务的任务通知管理系统就应运而生了，而且发挥着越来越重要的作用。以任务通知为核心的管理理念，对工作的进度、成本、质量、人员能够进行有效的控制。

企业经常还会有一些特殊需求，比如有些业务有一些危险临界值，到达这个临界值就需要危险报警或者通知某些相关人员进行相应的处理。或者设定在某天进行一个重要的项目审核，需要提前几天提醒项目人员或者需要设定每隔几天提醒、通知项目人员一次，使他们能重视并提高工作效率，这些就会用到任务通知管理系统里的通知提醒功能。

任务和通知在企业的信息管理系统中，起着越来越重要的作用。但是目前市场上的很多任务通知管理系统都是在企业的办公自动化（OfficeAutomation）系统中定制开发的，这些任务和通知都是固化在程序里的。不能根据企业的流程不同，进行相应的配置，也不能根据每个流程人员权限的不同需求，进行任务的下发和通知的发送。本文为大家提供了一种任务、通知可配置的思路，以一种更灵活的方式来达到提高工作效率，和控制工作进度的目的。

1以任务为中心的管理理念

本文介绍的任务通知管理系统，是一款表单可配置、流程可配置、任务通知可配置的通用软件平台的一部分。基于这款通用软件平台，任务通知管理系统发挥着他强大的管理功能。

任务通知管理系统是一套适用于任何协作型组织（如政府机关、企事业单位），全面实施任务过程化、规范化、信息化的管理体系。每个员工登录自己的用户名和密码，进入到系统中，看到一个只属于自己的任务列表。每个人的任务列表中详细记录了他未完成的工作和已完成的工作。每条任务的详细信息中包含了，任务发送者、完成日期、优先级、完成状态等关键数据信息。逾期没有完成的任务，将会转发给上级领导处理。任务通知管理系统与通用软件平台的流程系统和权限系统紧密联系起来，形成以任务为中心的一套管理体系。下面我们以一个实际配置的公司流程的例子，来理解这个以任务为中心的管理体系。当某公司根据自己的实际需要设计并配置好了一套采购流程，并设定了采购流程中各表单的权限。图1是某公司的采购流程图，表1罗列出了这个采购流程的各个表单的权限。当创建人创建了一个采购流程实例后，在流程中出现了第一个表单采购申请表单，因为填表人为创建人，所以他有权限进行第一个表单的填写和提交。下面需要我们注意的是，当创建人填写完采购申请表单，提交完毕后，此时第二步采购二次压价的填表人，工程部经理就会自动收到一个任务通知，告诉他有新的任务。当他点击打开新的任务，查看任务的详细信息后，就可以点击任务信息中此任务的相关跳转链接，跳转到相应的工作界面，进行他的任务处理。同理，当第二个界面采购二次压价提交完成后，第三个界面的填表人工程部综合管理员，就会收到相应的任务通知，并进行他相应的任务处理。当任务超过规定设定的天数仍然没有完成，那么任务就会转到上级领导处，这在一定程度上实现了任务的可追溯性，并起到了一定的监管管理作用。

图1采购流程图

采购申请采购二次压价合同确立合同执行到货检验

填表人创建人工程部经理工程部综合管理员工程部综合管理员创建人

第一级审批人工程部经理所长、主管副所长

第二级审批人

查看人所长办公室、工程部经理（副经理）、工程部综合管理员工程部综合管理员、创建人所长办公室、工程部经理（副经理）、创建人所长办公室、工程部经理（副经理）、创建人所长办公室、工程部经理（副经理）、工程部综合管理员

表1采购流程权限列表

2任务通知系统的后台配置

上文已经提到，本文介绍的任务通知管理系统，是一款表单可配置、流程可配置、任务通知可配置的通用软件平台的一部分。此通用平台是分前后台设计并开发的。所以任务通知管理系统可以进行相应的后台配置。后台配置的意思就是，通用软件平台的后台对系统管理员或者对二次开发配置的人员是开放的，前台才是用户实际看到和操作的界面。因为软件是通用开放可配置的，所以在后台根据企业的实际业务需求，可以进行权限、流程和任务的相应配置。用户在前台就看到相应的流程界面显示和收到不同的任务消息通知。那么让我们首先来了解下任务通知管理系统如何在后台进行相应的配置。

2.1普通的任务通知流程设置

任务通知流程可以设置到系统后台的每个文件夹上，流程起始点也就是初始触发项，是从系统后台的事件列表中进行选择的，比如选择添加了一个新的项目。任务流程可以由多层次的任务或提醒构成。任务通知流程采用树状的数据结构来表示，根据树状节点的结果不同，而选择走向不同的流程分支。节点—结果—节点—结果的层次顺序，层次分明。根据结果自动触发相对应的下一步任务程序。除初始触发项外，后续的任务流程，都是自己编辑定义的。任务流程在后台任务设置的时候，可以设置任务的完成天数、任务的优先级、任务的接收人、任务查看时是否需要密码确认、任务逾期是否发送上级领导等基本信息。在此设定的完成天数，就规定了此任务需要在多久的时间内完成。任务的优先级，分为普通和紧急，紧急的需要优先完成。任务的信息接收人，也是本系统区别于其他系统的一个显著地方。本系统的任务信息接收人可以选择单个或者多个用户（人），也可以选择单个或者多个组织机构。组织机构的定义，下文有详细的介绍。图2显示了后台配置的一个任务流程。当用户在前台对应的文件夹里，创建或者启动一个项目时，就会触发一个任务事件，生成一个针对相关人员进行发送的任务。

图2任务流程图

2.2特殊值的任务设置

任务通知管理系统还可以对某些重要的值设置任务触发。比如库存临界值等，当系统运行过程中，达到此临界值，系统会自动报警，并发送给相关人员进行处理。

2.3日期值的任务设置

任务通知管理系统还可以对某些日期值设置任务触发。比如2012年9月30日，启用新的产品说明书，并告知所有相关人员。此时就可以设定日期触发，到9月30号，自动下发通知，新的产品说明书已启用，请大家查看。日期设置除了能针对固定日期进行设置外，也可以对某类界面的某类具体单元格进行设置。比如对信息与自动化所下面的新员工信息表内的入职时间这个单元格进行日期任务触发设置，设置6个月后自动触发日期任务通知，告知相关人员，他已成功转正，成为所里的正式员工。事实情况是每个新员工入职的时间不一定相同，所以转正的时间也大都不相同，如果人为的去查看和计算每个人的转正时间，容易出错，费时费力。但是在此系统中，我们对一类单元格设置时间触发，系统会自动计算6个月后的日期，分别给每个人发送消息通知，比人工计算要准确高效。这也在一定程度上体现了使用任务通知管理系统的必要性。图3显示了日期任务的基本配置。

图3日期任务的设置

2.4组织机构的功能介绍

组织机构是指企业中的行政、项目、业务级别的用户集合。组织机构的主要功能是根据用户需求实现企业的组织机构，并可在组织机构中安排不同的成员（用户）。组织机构模块是根据企业的实际情况，先建立各个层次的组织机构，然后在将用户添加到不同组织机构当中，作为组织机构的成员。同一个用户可以被添加到多个组织机构中，即可作为多个组织机构的成员。采用组织机构作为任务、通知的信息接收人的好处是，当企业人员职位发生变更时，企业的流程运转和工作运营在信息系统中不会受到丝毫影响。比如采购二次压价的审批人配置的一直是组织机构所长，之前的所长是王某，后来王某升为了院长，而李某成为了所长，那么此时只需要在组织机构所长里，把王某删除，添加上李某即可，在任务、通知发送的时候，会自动解析所长这个组织机构，并把信息正确的发给李某。而这些改变对于全部定制化开发的办公自动化系统来说，是不可能实现的。任务通知管理系统采用组织机构作为信息接收人，提高了企业的效率，节省了成本。图4显示组织机构也为树状结构。每个组织机构都可包含0到n个子组织机构或成员。

图4组织机构结构图

2.5事件触发

事件触发指的是，根据软件后台预先设置的一些条件，当用户在前台的某些操作或者系统的某些值达到这些条件的时候，系统自动触发并生成一些通知和任务，供相关人员进行查阅。事件触发，为整个系统的灵活运转提供了个中间的粘合剂的功能。它能用来指派任务，下发通知，动态的完成多级审批，监控某个指标值上下限，报警等功能和作用。当事件符合触发条件触发后，用户将会在前台收到触发产生的和自己相关的任务及通知列表。事件触发根据后台设置形式的不同，可以分为普通触发，就是由基本事件项进行的触发。特殊值的触发，就是根据某些临界值而产生的触发。日期触发，就是根据固定事件进行的触发或者根据某些特殊的时间设置值，而产生的触发。

3任务通知的前台功能

任务在用户前台的显示，根据分类可分为未完成任务和已完成任务，未完成任务又可细分为当前任务、过期任务、今日截止任务等。不同的用户登录软件前台，看到各自不同的任务工作界面，里面是要处理的任务。当有新的任务生成时，系统生成一个新的消息提示，告诉用户，您有一个新的任务。用户点开任务列表，可以查看任务的详细信息，了解该进行何种操作。点击详细信息右上角的跳转链接，用户就能够跳转到相应的工作面处理自己的任务。、图5显示了系统中任务的分类情况，图6显示了任务的详细信息和跳转链接。

图5任务分类

图6任务详细信息

4结束语

适用于企业信息自动化的任务通知系统最突出的特点就是高效易用。任务通知管理流程使企业可以根据自身的管理模式，设置出完善的任务通知管理流程，自动下达多层次的任务或提醒，并具备过期报警功能。为了有效的提高管理的水平，提高工作任务的可追溯性，建设任务通知管理系统是十分必要的。

作者简介：

王婷，助理工程师，从事矿冶行业计算机软件开发与信息管理方面的工作。

(责任编辑：硅谷网·)

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